Mitä pienet edellä

Sosiaalisen median ja yhteisöllisten toimintatapojen hyödyntäminen nähdään välillä isojen yritysten juttuna. "Miten monta henkeä yrityksessä on oltava, jotta noita ratkaisuja voi käyttää?", kysytään. Minun vastaukseni on, että projektityössä kaksi henkeä riittää, ja välillä käytän yhteisöllisiä työvälineitä ihan omaankin työhön, jotta saan ajatukset ja tiedot talteen.

Pienessäkin ryhmässä on varmasti etua siitä, että keskustelut ja ideoinnit saadaan talteen - erityisesti jos ryhmän jäsenet ovat eri paikkakunnilla. Kolmen hengen projektiryhmä pystyy tuottamaan raportin nopeammin käyttämällä yhteistä kirjoitusalustaa kuin lähettämällä sähköpostilla versioita toisilleen. Pienessäkin yrityksessä laatu ja tuottavuus paranee, jos työohjeet ovat ajan tasalla ja kaikkien saatavilla, kun niitä tarvitaan.

Poimimme kirjaan useita esimerkkejä suomalaisista pienistä ja keskisuurista perinteisillä toimialoilla toimivista yrityksistä, jotka ovat parantaneet kilpailukykyään yhteisöllisillä toimintatavoilla. Tällaisia esimerkkejä ovat mm. Vallila, HT Laser, Fastems, Glaston, Nanso ja Lappset.

Yksi suosikkiesimerkeistäni on vähän yli 30 hengen kangasniemeläinen konepaja Reifer, joka jo vuonna 2008 siirsi laatukäsikirjansa wiki-muotoon, pois hyllyistä pölyttymästä aktiiviseen käyttöön. Nykyisin Reiferin kaikki työohjeet ovat myös wikissä, kaikkien saatavilla. Jokaisen työstökoneen vieressä on näyttö ja näppäimistö, jolta työntekijä saa jatkuvasti ajan tasalla olevat ohjeet. Lisäksi hän voi kirjoittaa työvaiheen parannusehdotuksia kommenteiksi, jolloin kaikkien ideat saadaan kerätyksi.

Reiferilla wiki on kuitenkin vain osa yhteisöllistä toimintatapaa. Yhtä tärkeää on, että parannusehdotukset käsitellään joka viikko. Digitaalinen aloitelaatikko ei toimi yhtään paremmin kuin seinään ruuvattu laatikko, jos ehdotuksia ei käsitellä eivätkä ihmiset tiedä, mitä niille tapahtuu - jos tapahtuu. Wikistä ei ole hyötyä, jos toiminnan muut prosessit eivät tue yhteisöllistä toimintatapaa.

Kun kirjan julkistustilaisuudessa kysyimme, mitkä ovat suurimpia haasteita yhteisöllisen toimintatavan jalkauttamisessa, Wärtsilän Amos Ahola totesi, että yritysten pitäisi ottaa yhteisöllinen toiminta huomioon myös arvioinneissa. Jos joku käyttää 15 minuuttia omaa aikaansa ja säästää sillä 4 tuntia toisen aikaa, näkyykö se kehityskeskusteluissa? On aika turhaa toivoa hyvää tiimityöskentelyä, jos arvioidaan ainoastaan yksilösuoritusta.

(Kuva: Reifer Oy. Työstökoneen vieressä ylimpänä näyttö, jossa on työohjewiki.)

Tuottavuuden parantaminen ei ole IT-projekti

Kun Suomi 19 päivän kuluttua on todennäköisesti taantumassa, tarttis varmaan tehdä jotain. Ongelmissa painiskelevalta maailmataloudelta ei tule vetoapua, sillä kasvu hiipuu kaikkialla. Mielenkiintoinen kysymys tulee olemaan, millä tavalla talouskasvun rajat alkavat tulla vastaan ja miten eri maat ja yritykset siihen sopeutuvat. En ole kansantaloustieteilijä, joten en edes yritä analysoida tuota kysymystä; viisaammilta olisi kiinnostavaa kuulla mielipiteitä. Ratkaistavia ongelmia maailmassa kuitenkin riittää, joten tekemistä kyllä tarvitaan.

Kasvun hidastumisessa voi nähdä myös hyviä puolia. Silloin on pakko parantaa kilpailukykyä, kun kasvu ei peitä alleen tehottomia toimintatapoja. Kilpailukykyä pitäisi toki parantaa aina - erityisesti hyvinä aikoina, kun ei ole paniikkia. Pakko ei ole miellyttävin muutoksen ajuri, mutta ehdottomin.

Hyvä uutinen on, että mahdollisuuksia tuottavuusparannuksiin löytyy. McKinseyn raportti heinäkuulta 2012 kertoo, että yhteisöllisillä työvälineillä on parannettu vuorovaikutusta tekevien työntekijöiden tuottavuutta 10 - 35 %. Tällaiset tuottavuuden paranemisen luvut ovat sitä luokkaa, että yhdelläkään yrityksellä ei ole varaa jättää niitä huomiotta. Erityisesti kun yhä suurempi osa työstä on vuorovaikutusta: tietojen kysymistä toisilta, vastaamista toisten kysymyksiin, opastamista, yhdessä ideointia. Raportin mukaan työntekijät kuluttivat 28 % viikottaisesta työajastaan sähköpostin käsittelyyn ja lähes 20 % sisäisen tiedon hakemiseen tai sen henkilön etsimiseen, jolta voisi kysyä lisää. Kun yritykset siirtyivät käyttämään yhteisöllisiä työvälineitä, tietojen hakemiseen kuluva aika väheni jopa 35%.

McKinseyn raportti korostaa, että kyse ei kuitenkaan ole työvälineistä, vaan toimintatavan muutoksesta.  Nämä tuottavuushyödyt saavutetaan vain, jos yrityksen rakenteet, prosessit ja kulttuuri tukevat yhteisöllistä toimintatapaa. Näiden muutosten tekeminen on huomattavaasti haastavampaa kuin työvälineiden asentaminen. Ne edellyttävät luottamuksen ja avoimuuden kulttuuria, johon kaikki kokevat voivansa osallistua. Tämä ei tarkoita, että kaikki ovat kaikesta samaa mieltä - mutta siitä kirjoitan erikseen. Kyse on johtamisesta: sekä muiden että itsensä. Menestys edellyttää, että jokaisella on sekä mahdollisuus että kyky olla väärässä ja eri mieltä.

Työvälineet toki tarvitaan. Ne ovat välttämätön, mutta eivät riittävä edellytys tuottavuuden ja sitä kautta kilpailukyvyn parantamiselle.