Monday, September 24, 2012

Mitä pienet edellä

Sosiaalisen median ja yhteisöllisten toimintatapojen hyödyntäminen nähdään välillä isojen yritysten juttuna. "Miten monta henkeä yrityksessä on oltava, jotta noita ratkaisuja voi käyttää?", kysytään. Minun vastaukseni on, että projektityössä kaksi henkeä riittää, ja välillä käytän yhteisöllisiä työvälineitä ihan omaankin työhön, jotta saan ajatukset ja tiedot talteen.

Pienessäkin ryhmässä on varmasti etua siitä, että keskustelut ja ideoinnit saadaan talteen - erityisesti jos ryhmän jäsenet ovat eri paikkakunnilla. Kolmen hengen projektiryhmä pystyy tuottamaan raportin nopeammin käyttämällä yhteistä kirjoitusalustaa kuin lähettämällä sähköpostilla versioita toisilleen. Pienessäkin yrityksessä laatu ja tuottavuus paranee, jos työohjeet ovat ajan tasalla ja kaikkien saatavilla, kun niitä tarvitaan.

Poimimme kirjaan useita esimerkkejä suomalaisista pienistä ja keskisuurista perinteisillä toimialoilla toimivista yrityksistä, jotka ovat parantaneet kilpailukykyään yhteisöllisillä toimintatavoilla. Tällaisia esimerkkejä ovat mm. Vallila, HT Laser, Fastems, Glaston, Nanso ja Lappset.

Yksi suosikkiesimerkeistäni on vähän yli 30 hengen kangasniemeläinen konepaja Reifer, joka jo vuonna 2008 siirsi laatukäsikirjansa wiki-muotoon, pois hyllyistä pölyttymästä aktiiviseen käyttöön. Nykyisin Reiferin kaikki työohjeet ovat myös wikissä, kaikkien saatavilla. Jokaisen työstökoneen vieressä on näyttö ja näppäimistö, jolta työntekijä saa jatkuvasti ajan tasalla olevat ohjeet. Lisäksi hän voi kirjoittaa työvaiheen parannusehdotuksia kommenteiksi, jolloin kaikkien ideat saadaan kerätyksi.

Reiferilla wiki on kuitenkin vain osa yhteisöllistä toimintatapaa. Yhtä tärkeää on, että parannusehdotukset käsitellään joka viikko. Digitaalinen aloitelaatikko ei toimi yhtään paremmin kuin seinään ruuvattu laatikko, jos ehdotuksia ei käsitellä eivätkä ihmiset tiedä, mitä niille tapahtuu - jos tapahtuu. Wikistä ei ole hyötyä, jos toiminnan muut prosessit eivät tue yhteisöllistä toimintatapaa.

Kun kirjan julkistustilaisuudessa kysyimme, mitkä ovat suurimpia haasteita yhteisöllisen toimintatavan jalkauttamisessa, Wärtsilän Amos Ahola totesi, että yritysten pitäisi ottaa yhteisöllinen toiminta huomioon myös arvioinneissa. Jos joku käyttää 15 minuuttia omaa aikaansa ja säästää sillä 4 tuntia toisen aikaa, näkyykö se kehityskeskusteluissa? On aika turhaa toivoa hyvää tiimityöskentelyä, jos arvioidaan ainoastaan yksilösuoritusta.

(Kuva: Reifer Oy. Työstökoneen vieressä ylimpänä näyttö, jossa on työohjewiki.)

Wednesday, September 12, 2012

Tuottavuuden parantaminen ei ole IT-projekti

Kun Suomi 19 päivän kuluttua on todennäköisesti taantumassa, tarttis varmaan tehdä jotain. Ongelmissa painiskelevalta maailmataloudelta ei tule vetoapua, sillä kasvu hiipuu kaikkialla. Mielenkiintoinen kysymys tulee olemaan, millä tavalla talouskasvun rajat alkavat tulla vastaan ja miten eri maat ja yritykset siihen sopeutuvat. En ole kansantaloustieteilijä, joten en edes yritä analysoida tuota kysymystä; viisaammilta olisi kiinnostavaa kuulla mielipiteitä. Ratkaistavia ongelmia maailmassa kuitenkin riittää, joten tekemistä kyllä tarvitaan.

Kasvun hidastumisessa voi nähdä myös hyviä puolia. Silloin on pakko parantaa kilpailukykyä, kun kasvu ei peitä alleen tehottomia toimintatapoja. Kilpailukykyä pitäisi toki parantaa aina - erityisesti hyvinä aikoina, kun ei ole paniikkia. Pakko ei ole miellyttävin muutoksen ajuri, mutta ehdottomin.

Hyvä uutinen on, että mahdollisuuksia tuottavuusparannuksiin löytyy. McKinseyn raportti heinäkuulta 2012 kertoo, että yhteisöllisillä työvälineillä on parannettu vuorovaikutusta tekevien työntekijöiden tuottavuutta 10 - 35 %. Tällaiset tuottavuuden paranemisen luvut ovat sitä luokkaa, että yhdelläkään yrityksellä ei ole varaa jättää niitä huomiotta. Erityisesti kun yhä suurempi osa työstä on vuorovaikutusta: tietojen kysymistä toisilta, vastaamista toisten kysymyksiin, opastamista, yhdessä ideointia. Raportin mukaan työntekijät kuluttivat 28 % viikottaisesta työajastaan sähköpostin käsittelyyn ja lähes 20 % sisäisen tiedon hakemiseen tai sen henkilön etsimiseen, jolta voisi kysyä lisää. Kun yritykset siirtyivät käyttämään yhteisöllisiä työvälineitä, tietojen hakemiseen kuluva aika väheni jopa 35%.



McKinseyn raportti korostaa, että kyse ei kuitenkaan ole työvälineistä, vaan toimintatavan muutoksesta.  Nämä tuottavuushyödyt saavutetaan vain, jos yrityksen rakenteet, prosessit ja kulttuuri tukevat yhteisöllistä toimintatapaa. Näiden muutosten tekeminen on huomattavaasti haastavampaa kuin työvälineiden asentaminen. Ne edellyttävät luottamuksen ja avoimuuden kulttuuria, johon kaikki kokevat voivansa osallistua. Tämä ei tarkoita, että kaikki ovat kaikesta samaa mieltä - mutta siitä kirjoitan erikseen. Kyse on johtamisesta: sekä muiden että itsensä. Menestys edellyttää, että jokaisella on sekä mahdollisuus että kyky olla väärässä ja eri mieltä.

Työvälineet toki tarvitaan. Ne ovat välttämätön, mutta eivät riittävä edellytys tuottavuuden ja sitä kautta kilpailukyvyn parantamiselle.



Tuesday, June 12, 2012

Kirjan taustaa


Kirjan taustaa

”Vanhat yritykset eivät taivu uuteen toimintatapaan ja siksi ne pikkuhiljaa näivettyvät eivätkä houkuta minkäänlaisia osaajia.” Näin totesi pari vuotta sitten ACSI:n innovaatiokonferenssissa hollantilainen Martijn Aslander, joka on ollut vuosia arvostettu uuden toimintakulttuurin puolestapuhuja.

Vanhat ja perinteiset yritykset ovat meille tärkeitä. International Institute for Applied Systems Analysis (IIASA) ja Fountain Park Oy julkaisivat tämän vuoden helmikuussa raportin 7 Shocks and Finland, jossa kuvataan 7 erilaisia potentiaalista Suomea kohtaavaa shokkia. Niiden avulla pyritään selvittämään, millaista toimintaympäristöä ja toimintaa meillä pitäisi kehittää, jotta Suomi selviäisi joustavasti mahdollisista shokeista.  Kaksi potentiaalista shokkia ovat Nokian lähtö Suomesta ja Metsäteollisuuden lähtö Suomesta. Jälkimmäinen vaikuttaa Suomalaiseen yhteiskuntaan paljon enemmän kuin ensimmäinen.  Nokian lähtö maksaisi yhteiskunnalle vuosittain 350 miljoonaa euroa, kun metsäteollisuuden lähtö Suomesta aiheuttaisi raportin mukaan vuosittain 13 miljardin euron menetykset. Lisäksi 50 miljoonalle kuutiolle puuta pitäisi löytää uusi käyttökohde.  Metsäteollisuus työllistää valtavan verkoston suomalaisia alihankkijoita kuljetusliikkeistä konepajoihin. On tärkeää, että näiden perinteisten alojen toimintakyky säilyy. Ei Suomi ainakaan vielä voi elää vain pelien ja palvelujen varassa.

Tietotyön puolesta puhutaan paljon ja lasketaan, että se työllistää jo yli puolet työssä olijoista. Mutta se toinen puoli työssä olijoita  on yhtä tärkeä. Moni tekee asiantuntijatyötä, jossa osaaminen ja tieto ratkaisevat, vaikka toimitaankin ns. vanhassa teollisuudessa. On tärkeää, että myös perinteisessä teollisuudessa hyödynnetään kilpailukyvyn kehittämiseksi kaikki uudet toimintatavat, jotka helposti liitetään vain ns. uuteen tietotyöhön.  Kirja pyrkii tuomaan esimerkkejä juuri näistä perinteisistä ja vanhoista yrityksistä.

Kävimme läpi lukuisia tutkimuksia kilpailukyvystä ja menestyksestä. Kolme asiaa korostuvat kaikissa tutkimuksissa kilpailukyvyn avaimina: joustavuus, verkottuminen ja yhdessä tekeminen. Näihin uudet yhteisölliset työvälineet tarjoavat monia mahdollisuuksia. Uusia toimintatapoja tarvitaan yhtä lailla vanhoissa kuin uusissakin yrityksissä.

Uudet työvälineet ja uudet toimintatavat liitetään usein nuoriin. 25-vuotias nörtti voi olla superhyvä surffaaja netissä ja osata toimia esimerkillisesti uusien työvälineiden kanssa. Mutta hän ei ole vielä asiantuntija millään substanssialalla. Asiantuntijaksi tullaan kovan työllä, toistoilla ja harjoittelulla. K. Anders Ericssonin kuuluisa kaava asiantuntijaksi kehittymiselle on 10 vuotta x 50 viikkoa x 5 päivää x 6 tuntia eli tarvitaan vähintään 10 000 tuntia tiivistä harjoitusta ennen kuin ihminen alkaa olla millään alalla asiantuntija, joka kykenee taitavaan toimintaan tilanteessa kuin tilanteessa.  Kun Suomi vakuuttaa olevansa osaamisen ja asiantuntijuuden maa, on tärkeää, että saamme myös ne todelliset asiantuntijat toimimaan kilpailukykyisillä tavoilla ja hyödyntämään uusia työvälineitä.  Tämä on myös yksi kirjan viesti.


Kirjassa on kuvattu yli 30 yritysesimerkkiä ja muutama julkishallinnon esimerkki. Olemme näistä esimerkeistä tunnistaneet kahdeksin tyypillistä kilpailukyvyn parantamiskeinoa, jotka jaoimme kustannustehokkuutta parantaviin ja kasvua luoviin keinoihin. Koska keinot liittyvät toimintatapoihin, on myös tarkasteltava, millaisia rakenteita, organisaatiorakenne, johtaminen, kulttuuri jne. Tarvitaan, jotta ihmiset voisivat toimia kuvatuilla tavoilla. Näitä rakenteita kuvataan Työpaikka 2.0:n avulla.

Huomenna se tulee

Ei hän, vaan kirja. Kilpailukyky 2.0 julkistetaan huomenna aamulla. Edellisestä yhteisestä kirjastamme on kulunut jo lähes neljä vuotta. Sosiaalisen median maailmassa se on pieni ikuisuus, vaikka kirjassa esitetyt periaatteet ovatkin pitäneet edelleen hyvin paikkansa. Itse asiassa yhteisöllinen toimintatapa ei ole uutta - sosiaalinen media vain tarjoaa siihen uudenlaisia välineitä, jotka kattavat nykyisin paljon suurempia ihmisryhmiä.

Tämän kirjan kirjoittaminen oli mielenkiintoista. Haastattelimme lukuisia yrityksiä erilaisilta perinteisiltä toimialoilta selvittääksemme, miten ne hyödynsivät yhteisöllisiä toimintatapoja. Kysyimme, mikä oli saanut ne liikkeelle, miten uusia toimintapoja oli jalkautettu ja mitä hyötyjä oli saatu. Näistä kokemuksista ryhmittelimme tapoja, joilla yritykset voivat parantaa kilpailukykyään sekä lisäämällä kannattavuuttaan että kasvattamalla liiketoimintaansa. Kiinnostavaa oli kuulla, miten hyvin erikokoiset ja erilaiset yritykset käyttivät sekä samoja että erilaisia tapoja ja työvälineitä.

Samalla syntyi kuva siitä, miten yhteisöllisten toimintatapojen hyödyntäminen muuttaa myös yritystä ja työpaikkoja. Johtaminen, käytännöt ja rakenteet toimitiloja myöten voidaan tuoda linjaan toimintatavan kanssa. Tekemistä on paljon, mutta samalla myös mahdollisuuksia.

Toivomme kirjan herättävän keskustelua siitä, millaisilla tavoilla suomalaiset eri toimialojen  yritykset voivat parantaa kilpailukykyään. Lopulta on kysymys siitä, mitkä työpaikat tulevat jatkossa olemaan Suomessa, sillä hyvinvointi syntyy vain työpaikoista.

Kuva: FreeDigitalPhotos.net